εγχειρίδιο διαδικασιών

2022

Τι είναι το εγχειρίδιο διαδικασίας;
Στόχοι ενός εγχειριδίου διαδικασιών
Σημασία ενός εγχειριδίου διαδικασιών
Παραδείγματα εγχειριδίων διαδικασίας

Εξηγούμε τι είναι το εγχειρίδιο διαδικασιών και ποιοι είναι οι στόχοι του. Η σημασία του για έναν οργανισμό και μερικά παραδείγματα.

Το εγχειρίδιο διαδικασιών είναι ένα έγγραφο για εσωτερική χρήση σε έναν οργανισμό.

Τι είναι το εγχειρίδιο διαδικασίας;

Ένα εγχειρίδιο διαδικασιών είναι ένα έγγραφο που παρέχει πληροφορίες σχετικά με τις διάφορες λειτουργίες που πραγματοποιούνται από έναν οργανισμό, επιχείρηση ή συγκεκριμένο τμήμα αυτού. Παρασκευάζεται από το ίδιο ίδρυμα ή οργάνωση όπου χρησιμοποιείται και παρουσιάζει τα στοιχεία σας με αναλυτικό, τακτικό, συστηματοποιημένο και κατανοητό τρόπο.

Έχει σχεδιαστεί ως εργαλείο διαχείρισης για καθημερινή χρήση, καθώς επιτρέπει την καθοδήγηση της απόδοσης του υπάλληλος πριν από κάθε αμφιβολία. Από την άλλη πλευρά, είναι επίσης ένα όργανο που διευκολύνει τον εσωτερικό έλεγχο του οργανισμού, καθώς περιγράφει λεπτομερώς τις εργασίες που πρέπει να εκτελεστούν.

Όταν μιλάμε για διαδικασίες, σε αυτόν τον τομέα, δεν αναφερόμαστε μόνο σε συγκεκριμένες ενέργειες και σειρές εργασιών, αλλά και στο υλικό που περιλαμβάνουν, τη σειρά με την οποία πρέπει να εκτελεστούν, τον χρόνο που συνήθως πρέπει να διαρκέσουν και συστηματικό και συνεκτικό σύνολο διαδικασιών.που καταλήγουν στην παραγωγή της εταιρείας ή του τμήματος.

Στόχοι ενός εγχειριδίου διαδικασιών

Τα εγχειρίδια διαδικασίας έχουν το σκοπός από:

Διευκολύνουν εκπαίδευση και εκπαίδευση του προσωπικού.
Καθορίζουν τις ικανότητες και ευθύνες κάθε θέσης εργασίας, τμήματος ή ολόκληρου του οργανισμού.
Παρέχουν μια ολοκληρωμένη εικόνα των διαδικασιών που συνθέτουν το έργο της εταιρείας ή του οργανισμού.
Συνθέτουν την ιστορία των διαδικασιών του οργανισμού, αποκτώντας αργότερα τεκμηριωτική αξία.
Επιτρέπουν την αξιολόγηση της απόδοσης των εργαζομένων με βάση το ιδανικό που αναμένει η εταιρεία.

Σημασία ενός εγχειριδίου διαδικασιών

Σε περίπτωση αμφιβολίας, οι εργαζόμενοι μπορούν να συμβουλευτούν το εγχειρίδιο διαδικασιών.

Οι μικρές επιχειρήσεις συχνά στερούνται εγχειριδίων διαδικασίας. Αυτό μπορεί να οφείλεται στο ότι δεν είχαν καιρός Για αυτό, οι τομείς ή οι αρμοδιότητές τους δεν είναι πλήρως καθορισμένοι (αν έχουν τμήματα). Σε άλλες περιπτώσεις, απλώς δεν έχουν δει την ανάγκη να προσκομίσουν ένα έγγραφο για το μέλλον.

Ωστόσο, όταν μια εταιρεία αναπτύσσεται, είναι απαραίτητο να αναθεωρηθεί, να αμφισβητηθεί και να εποπτεύεται ο τρόπος με τον οποίο γίνεται η εργασία. Επιπλέον, το νέο προσωπικό απαιτεί σταθερές, γραπτές κατευθυντήριες γραμμές για το τι περιλαμβάνει η εργασία τους. Από την άλλη πλευρά, τα εγχειρίδια διαδικασίας λειτουργούν σαν ασφάλιση: είναι καλύτερα να τα έχεις και να μην τα χρειάζεσαι παρά να τα χρειάζεσαι και να μην τα έχεις προετοιμάσει.