• Τι είναι η γραφειοκρατία;
• Χαρακτηριστικά της γραφειοκρατίας
• Γραφειοκρατία σύμφωνα με τον Μαξ Βέμπερ
• Πλεονεκτήματα της γραφειοκρατίας
• Κριτική στη γραφειοκρατία

Εξηγούμε τι είναι η γραφειοκρατία, γιατί επικρίνεται, τα πλεονεκτήματα και τα χαρακτηριστικά της. Επίσης, τι είναι γραφειοκρατία σύμφωνα με τον Μαξ Βέμπερ.

Η γραφειοκρατία μπορεί να κάνει τα καθήκοντα πιο αργά και δυσκίνητα.

Τι είναι η γραφειοκρατία;

Η γραφειοκρατία είναι α μέθοδος οργάνωση ορισμένων διαδικασιών που χαρακτηρίζονται από μια ορθολογική και επίσημη διαίρεση και κατανομή των ευθύνες και από δουλειά, καθώς και από έναν ιεραρχικό έλεγχο των διοικητικών σχέσεων. Ανατολή έλεγχος γίνεται συνήθως μέσω γραπτών εγγράφων.

Πιο απλά, κατανοούμε τη γραφειοκρατία ως έναν τρόπο οργάνωσης οποιασδήποτε δραστηριότητας, με βάση τον έλεγχο και την επίσημη διανομή (συνήθως γραπτώς) των διαδικασιών που αυτή συνεπάγεται.

Είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται ευρέως στο κοινωνιολογία και το δημόσια διοίκηση, η καταγωγή του οποίου ανάγεται στη γαλλική φωνή γραφείο («Θρανίο») και στην ελληνική ρίζα ο Κράτος ("κυβέρνηση"). Με αυτόν τον τρόπο, η γραφειοκρατία θα ήταν η άσκηση μπορώ από ένα γραφείο ή ένα γραφείο, κάτι που χαρακτηρίζει αυτούς που σήμερα λέμε γραφειοκράτες ή δημόσιους υπαλλήλους.

Στην καθομιλουμένη, αναφερόμαστε συνήθως στη δημόσια ή ιδιωτική διοίκηση μέσω γραφειοκρατίας, δηλαδή στη γραφειοκρατία μέσω της οποίας τα ιδρύματα ελέγχουν τις διάφορες νομικές και διοικητικές διαδικασίες που ρυθμίζουν την καθημερινή ζωή: διαδικασίες προσωπικής ταυτοποίησης, νομικές διαδικασίες, εισαγωγές στο νοσοκομείο, αγορά και πώληση επιχειρήσεις κ.λπ.

Κατ' επέκταση, ονομάζουμε και κάθε είδους γραφειοκρατία, με υποτιμητική έννοια του όρου, που συνδέεται με την περιττή και δυσκίνητη τυπική περιπλοκή των κατά τα άλλα απλών διαδικασιών.

Χαρακτηριστικά της γραφειοκρατίας

Η γραφειοκρατία, σε γενικές γραμμές, χαρακτηρίζεται από τα εξής:

• Οι διαδικασίες χωρίζονται σε διαφορετικά στάδια, καθένα από τα οποία πρέπει συχνά να εκτελείται σε διαφορετική περίπτωση εντός μιας οργανωτικής ιεραρχίας.
• Οι υπάλληλοι ή οι υπάλληλοι είναι υπεύθυνοι για τον έλεγχο και την επίβλεψη καθενός από αυτά τα βήματα, ασκώντας ελάχιστη αλλά τυπική εξουσία και εξουσία.
• Κάθε βήμα πρέπει να πληροί μια σειρά απαιτήσεων ή προφυλάξεων, προκειμένου να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα.
• Οι επίσημες θέσεις δεν είναι κληρονομικές ή προσωπικές, ούτε οι υπάλληλοι είναι κάτοχοι των διοικητικών πόρων που χρησιμοποιούν. Είναι, από την άλλη, υπεύθυνοι για τη σωστή χρήση του.
• Η όλη διαδικασία υποστηρίζεται βάσει γραπτών εγγράφων και εγκρίνεται από καθεμία από τις περιπτώσεις που πρέπει να περάσουν.

Γραφειοκρατία σύμφωνα με τον Μαξ Βέμπερ

Ένας από τους μεγάλους θεωρητικούς και στοχαστές της γραφειοκρατίας ήταν ο Γερμανός κοινωνιολόγος και πολιτικός Max Weber (1864-1920), τόσο που του πιστώνεται η ενσωμάτωση αυτού του όρου στο σύγχρονο ακαδημαϊκό λεξιλόγιο. Σύμφωνα με την άποψή του, η γραφειοκρατία είναι, από μόνη της, ένα θετικό στοιχείο, που ξεπερνά τις προηγούμενες ιστορικές εναλλακτικές, βασισμένες στο χάρισμα ή την παράδοση.

Με άλλα λόγια, η γραφειοκρατία ήταν μια θετική εφεύρεση στο βαθμό που εισήγαγε κανόνες σαφής και επίσημος στη διαχείριση του Κατάσταση: απρόσωποι κανόνες, ίδιοι για όλους, άρα και περισσότερο αποτελεσματικός σε μία μεγάλη κλίμακα.

Αυτό δεν σημαίνει ότι ο Βέμπερ δεν κατάλαβε ότι η γραφειοκρατία μπορεί να «μείνει στάσιμη» και να επιβραδύνει τις διαδικασίες που θα έπρεπε να εξορθολογίσει, αφού δεν υπάρχει τέλειο οργανωτικό σύστημα. Σε σύγκριση όμως με τα συστήματα της Αρχαιότητας ή του Μεσαίωνα, η γραφειοκρατία αποτελεί ένα βήμα μπροστά στη διαχείριση των σύγχρονων κρατών.

Πλεονεκτήματα της γραφειοκρατίας

Τα πλεονεκτήματα της γραφειοκρατίας μπορούν να συνοψιστούν ως εξής:

• Την τυποποίηση και ομογενοποίηση των διοικητικών διαδικασιών, που πλέον έχουν σαφείς και προφανείς κανόνες, ίδιους για όλους.
• Επιτρέπει μεγαλύτερο έλεγχο της διαχειριζόμενης διαδικασίας κατά τη διάρκεια οποιουδήποτε από τα στάδια της, καθώς όλες βρίσκονται υπό την εξουσία και την εξουσία μιας συγκεκριμένης περίπτωσης.
• Είναι δημοκρατικό, με την έννοια ότι δεν κάνει διάκριση μεταξύ φυλής, φύλου ή ΚΟΙΝΩΝΙΚΕΣ ΤΑΞΕΙΣ, αλλά προσφέρει σε όλους τον ίδιο δρόμο προς την ολοκλήρωση της διαδικασίας.
• Αφήστε αντίγραφα ασφαλείας για οτιδήποτε έχει γίνει, καθώς γίνεται μέσω γραπτών εγγράφων ή εγκρίσεων κάποιου είδους.
• Είναι αποτελεσματικός σε μεγάλη κλίμακα, καθώς είναι ένα τυποποιημένο και επαναλαμβανόμενο σύστημα, μπορεί να χειριστεί μεγάλο αριθμό διαδικασιών σε σύντομο χρονικό διάστημα.

Κριτική στη γραφειοκρατία

Ταυτόχρονα, οι κύριες επικρίσεις στη γραφειοκρατία συνίστανται στα εξής:

• Η ακαμψία και η αδράνειά του σε ορισμένες διεργασίες, οι οποίες καθυστερούν τις απαραίτητες αλλαγές με την αυστηρή τήρηση των κανόνας, ή να το καταστήσουν αναποτελεσματικό ή ανίσχυρο μπροστά σε ασυνήθιστες περιπτώσεις ή εξαιρέσεις.
• Δημιουργία περισσότερων κανόνων από τις ίδιες τις διαδικασίες, αυξάνοντας έτσι την πολυπλοκότητα της δομής και γίνεται πιο αργή και δυσκίνητη, και μπορεί ακόμη και να οδηγήσει σε αντιφατικούς κανόνες.
• Είναι επιρρεπής σε νεποτισμός, ο διαφθορά, η πολιτικοποίηση της διαδικασίας και άλλες κακοτοπιές που παραβιάζουν την αντικειμενικότητα της διαδικασίας.
• Συχνά παρουσιάζουν υπερβολική επίβλεψη και έλεγχο, διπλασιάζοντας τις προσπάθειες και σπαταλούν πόρους και χρόνο, κερδίζοντας έτσι την αναποτελεσματικότητα.