Εξηγούμε τι είναι ένα σχέδιο δράσης στον επιχειρηματικό κόσμο, τη λειτουργία και τα χαρακτηριστικά του. Επίσης, πώς να κάνετε ένα σχέδιο δράσης.
Τι είναι ένα σχέδιο δράσης;
Στον επιχειρηματικό κόσμο, ένα σχέδιο δράσης ή στρατηγικό σχέδιο είναι γνωστό ως εργαλείο διοίκησης ή διαχείρισης, μέσω του οποίου α οργάνωση (ή, μερικές φορές, ένα άτομο) χαράζει την καλύτερη πορεία προς την επίτευξη του δικού του στόχοι. Πρόκειται για πλήρη και λεπτομερή σχέδια, σε διαφορετικά επίπεδα, στα οποία καθορίζονται συγκεκριμένοι στόχοι, οι απαραίτητοι πόροι για την εκπλήρωσή τους και τέλος οι δραστηριότητες που απαιτούνται για την πραγματοποίησή τους.
Ο καλύτερος τρόπος για να κατανοήσετε ένα σχέδιο δράσης είναι ως οδικός χάρτης, δηλαδή α διάγραμμα πώς να φτάσετε στο στόχους Προτάσεις: όπως υπάρχουν πολλά μονοπάτια για να φτάσετε σε έναν προορισμό, είναι επίσης δυνατό να επιλέξετε διαφορετικά μονοπάτια για την επίτευξη των στόχων του οργανισμού.
Η σημασία αυτών των τύπων εργαλείων έγκειται στο ότι οργανώνουν τις προσπάθειες και επιτρέπουν τον επαρκή προγραμματισμό, ο οποίος μειώνει τα περιθώρια λάθους και την πιθανή σπατάλη ενέργειας και πόρων.Επιπλέον, αυτά τα σχέδια συμμορφώνονται με την προϋπόθεση της κατάτμησης ενός μεγαλύτερου προβλήματος σε μικρούς και εφικτούς στόχους, αθέλητα κινήσεων προς τον παγκόσμιο στόχο και αποφυγής της παράλυσης.
Χαρακτηριστικά ενός σχεδίου δράσης
Δεν υπάρχει ενιαίος τρόπος ύπαρξης σχεδίων δράσης, αφού συνήθως προσαρμόζονται στην κατάσταση και τις ανάγκες κάθε οργανισμού. Ωστόσο, σε πολύ γενικούς όρους, κάθε σχέδιο δράσης χαρακτηρίζεται από:
- Με βάση τους καθορισμένους στόχους, προτείνει μια πιθανή διαδρομή (ή πολλές) προς την επιτυχία (μακροπρόθεσμα), χωρίζοντας το σε μικρότερες μονάδες και εφικτό βραχυπρόθεσμα και μεσοπρόθεσμα.
- Πρέπει να έχει υψηλό επίπεδο λεπτομέρειας όσον αφορά την περιγραφή των ενεργειών που είναι απαραίτητες για την επίτευξη του στόχου: απαραίτητοι πόροι, εκτιμώμενος χρόνος, εργασίες προτεραιότητας κ.λπ.
- Είναι συγκεκριμένο, στο βαθμό που ανταποκρίνεται σε μια δεδομένη κατάσταση. Εάν αλλάξει σε κάποιο βαθμό η πραγματική εικόνα, θα πρέπει να αλλάξει και το σχέδιο δράσης. Διαφορετικά, θα βρεθείτε στον χώρο του αυτοσχεδιασμού και των απρόβλεπτων γεγονότων.
- Συνήθως συνοδεύεται από γραφικές ή οπτικές παραστάσεις, όπως π.χ διαγράμματα ροής, συστήματα, οργανογράμματα, και τα λοιπά.
Πώς να φτιάξετε ένα σχέδιο δράσης;
Αν και δεν υπάρχει ένας μοναδικός τρόπος για να αναπτυχθεί ένα σχέδιο δράσης, είναι δυνατό να το χωρίσουμε σε έξι βασικά βήματα που πρέπει να ολοκληρωθούν για να είναι επιτυχές το σχέδιο δράσης. Και αυτά είναι:
- Ορίστε σωστά το στόχοι. Η παροιμία λέει ότι ο άνεμος δεν φυσάει ποτέ υπέρ αυτών που δεν γνωρίζουν τη μοίρα τους. Αυτό σημαίνει ότι αν δεν ξέρουμε τι θέλουμε να πετύχουμε, θα είναι αδύνατο να πετύχουμε πραγματικά την επιτυχία. Έτσι, η αφετηρία κάθε σχεδίου δράσης θα είναι πάντα ο καθορισμός εφικτών, συγκεκριμένων και συγκεκριμένων στόχων μακροπρόθεσμα, μεσοπρόθεσμα και βραχυπρόθεσμα.
- Σηκώστε και επιλέξτε το στρατηγικές. Υπάρχουν πολλά πιθανά μονοπάτια προς τον ίδιο στόχο, και για να επιλέξουμε αυτό που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες μας, στους ρυθμούς μας και στους πόρους μας, πρέπει πρώτα να εξετάσουμε όλα τα πιθανά μονοπάτια. Μόλις ολοκληρωθεί η καταμέτρηση, μπορούμε σταδιακά να απορρίψουμε αυτά που δεν είναι χρήσιμα ή που δεν είναι εφικτά, μέχρι να βρούμε την πιο κατάλληλη στρατηγική μας.
- Καθορίστε τις εργασίες και κατατάξτε τις. Μια στρατηγική δεν είναι τίποτα περισσότερο από μια πιθανή διαδρομή, δηλαδή μια διαδρομή που περιγράφεται αφηρημένα, και που όταν εφαρμοστεί θα έχει ως αποτέλεσμα ένα σύνολο συγκεκριμένων εργασιών. Αυτά τα καθήκοντα κυμαίνονται από την απόκτηση των πόρων που λείπουν, την οργάνωση και τη χρήση τους, έως την αναθεώρηση ή τον έλεγχο που απαιτείται για το λήψη αποφάσης. Θα είναι σημαντικό να καθοριστούν ποια είναι τα απαραίτητα καθήκοντα για τη συμμόρφωση με τη στρατηγική και στη συνέχεια να τα κατατάξουμε ως επείγοντα, σημαντικά και κοινά.
- Δημιουργήστε ένα γράφημα Gantt. Γνωστό και ως "διάγραμμα Gantt", αυτό το εργαλείο θα σας βοηθήσει να ορίσετε τους χρόνους έναρξης και λήξης κάθε εργασίας, καθώς και τις χρονικές περιόδους που είναι απαραίτητες για την αναθεώρησή της. Άλλωστε, καμία εργασία δεν μπορεί να αναβληθεί επ' αόριστον.
- Διορίζω ηγέτες και υπεύθυνη. Κάθε οργανισμός συνεπάγεται α ιεραρχία, δηλαδή μια αλυσίδα διευθυντών που πρέπει να συντονίζουν και να προωθούν κάθε έργο. Δεν πρόκειται για το διορισμό αφεντικών, όσο για την ανάθεση εξουσίας, ώστε να μην υπάρχουν «συμφόρηση» που επιβραδύνουν τη λήψη αποφάσεων.
- Εκτελέστε το σχέδιο. Το τελευταίο κεφάλαιο οποιουδήποτε σχεδίου είναι, φυσικά, να πιάσουμε τη δουλειά. Αυτό συνεπάγεται όχι μόνο τη συμμόρφωση με όσα ορίζονται στο σχέδιο, αλλά και την επανεξέταση μέσω της δυναμικής ελέγχου και εποπτείας ότι το σχεδιασμένο σχέδιο ήταν σωστό και, εάν δεν είναι, τη δυνατότητα να το διορθώσετε εγκαίρως.